Regulamin świadczenia usług serwisu AleKSeF

§ 2. Postanowienia ogólne

2.1. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki świadczenia Usługi drogą elektroniczną przez Usługodawcę, prawa i obowiązki stron oraz zakres odpowiedzialności.

2.2. Korzystanie z Serwisu jest równoznaczne z zapoznaniem się z Regulaminem i jego akceptacją w całości. Użytkownik, który nie akceptuje Regulaminu, jest zobowiązany do niezwłocznego zaprzestania korzystania z Serwisu.

2.3. Usługa ma charakter narzędzia technicznego wspomagającego Użytkownika. Serwis nie świadczy usług księgowych, doradztwa podatkowego ani prawnego. Użytkownik jest wyłącznie odpowiedzialny za poprawność wystawianych faktur, ich treść merytoryczną, terminowość oraz zgodność z przepisami prawa podatkowego.

2.4. Regulamin dostępny jest nieodpłatnie w Serwisie w formie umożliwiającej jego utrwalenie i wydrukowanie.

2.5. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności: ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, RODO.

§ 2a. Charakter umowy – wyłącznie B2B

2a.1. Usługa jest świadczona wyłącznie na rzecz przedsiębiorców w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego (osoby fizyczne, prawne oraz ustawowe jednostki organizacyjne prowadzące we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową).

2a.2. Rejestrując Konto, Użytkownik oświadcza, że działa w ramach prowadzonej działalności gospodarczej lub zawodowej i nie jest konsumentem w rozumieniu art. 22¹ KC w odniesieniu do niniejszej umowy.

2a.3. W przypadku gdy Użytkownik okaże się konsumentem, Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności przewidzianej dla umów z konsumentami w zakresie przekraczającym bezwzględnie obowiązujące przepisy o ochronie konsumentów; postanowienia Regulaminu stosuje się w zakresie nie sprzecznym z tymi przepisami.

§ 3. Charakter Serwisu – narzędzie techniczne

Ważne: AleKSeF jest wyłącznie narzędziem informatycznym (oprogramowaniem jako usługa – SaaS). Serwis nie jest biurem rachunkowym, kancelarią podatkową ani żadnym podmiotem świadczącym usługi regulowane. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki podatkowe, prawne ani finansowe działań podejmowanych przez Użytkownika za pośrednictwem Serwisu.

3.1. Serwis automatyzuje proces techniczny przesyłania danych – przekształca dane zamówień w strukturę XML FA(3) i komunikuje się z API KSeF przy użyciu danych uwierzytelniających dostarczonych przez Użytkownika.

3.2. Poprawność merytoryczna faktury (NIP nabywcy, kwoty, stawki VAT, daty, przedmiot transakcji) leży wyłącznie w gestii Użytkownika.

3.3. Serwis działa w oparciu o Dane wejściowe. Usługodawca nie weryfikuje poprawności tych danych.

3.4. Wszelkie decyzje gospodarcze i podatkowe podejmuje wyłącznie Użytkownik. W przypadku wątpliwości co do prawidłowości wystawiania faktur Użytkownik powinien skonsultować się z wykwalifikowanym doradcą podatkowym lub księgowym.

§ 4. Warunki techniczne i rejestracja

4.1. Do korzystania z Serwisu wymagane są: dostęp do Internetu, przeglądarka internetowa obsługująca JavaScript, aktywne konto na platformie Allegro, aktywny Token KSeF wygenerowany przez Użytkownika na portalu gov.pl.

4.2. Rejestracja konta następuje poprzez podanie adresu e-mail i hasła lub skorzystanie z linku uwierzytelniającego (magic link). Użytkownik zobowiązany jest do podania prawdziwych danych.

4.3. Użytkownik zobowiązuje się do nieudostępniania danych logowania osobom trzecim oraz do niezwłocznego poinformowania Usługodawcy o podejrzeniu naruszenia bezpieczeństwa konta.

4.4. Jedno konto może być zarejestrowane przez jedną osobę / podmiot. Zakładanie kont w celu obejścia limitów planów jest zakazane.

§ 5. Onboarding i konfiguracja – odpowiedzialność Użytkownika

5.1. Token KSeF jest wprowadzany przez Użytkownika samodzielnie. Użytkownik oświadcza, że jest uprawniony do korzystania z tokenu i ponosi wyłączną odpowiedzialność za jego ważność, poprawność i bezpieczeństwo.

5.2. Dane firmy (NIP, nazwa, adres, status VAT) wprowadzane podczas onboardingu są wykorzystywane do generowania faktur. Użytkownik jest wyłącznie odpowiedzialny za ich aktualność i poprawność.

5.3. Autoryzacja połączenia z Allegro (OAuth) odbywa się bezpośrednio na serwerach Allegro. Usługodawca nie uzyskuje i nie przechowuje hasła do konta Allegro Użytkownika.

5.4. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że zmiana danych w Serwisie nie wywołuje żadnych skutków w zewnętrznych systemach (Allegro, KSeF, US) i jest odpowiedzialny za aktualizację tych danych stosownie do zmian w prowadzonej działalności.

§ 6. Zakres Usługi i ograniczenia

6.1. W ramach Usługi Serwis zapewnia: synchronizację zamówień B2B z Allegro na żądanie lub automatycznie (cron); generowanie pliku XML FA(3) na podstawie danych zamówienia i danych firmy Użytkownika; wysyłkę wygenerowanego XML do API KSeF z użyciem Tokenu KSeF Użytkownika; przechowanie referencji i numeru faktury zwróconego przez KSeF; generowanie podglądu faktury w formacie PDF; eksport danych faktur do pliku CSV; import danych z pliku CSV w celu wystawienia faktur dla transakcji spoza Allegro.

6.2. Serwis NIE zapewnia: weryfikacji poprawności podatkowej wystawianych faktur; weryfikacji statusu VAT kontrahenta (NIP może być nieprawidłowy lub nieaktywny); gwarancji dostępności API KSeF ani API Allegro (systemy zewnętrzne); gwarancji, że wygenerowany XML FA(3) będzie w każdym przypadku akceptowany przez KSeF; archiwizacji faktur spełniającej wymogi prawa podatkowego – Użytkownik jest zobowiązany do prowadzenia własnego archiwum zgodnie z przepisami; usług doradztwa podatkowego, rachunkowego ani prawnego; żadnych gwarancji co do poprawności wygenerowanego XML w przypadku zmiany schematu FA przez Ministerstwo Finansów; odpowiedzialności za treść, numerację lub duplikaty faktur wynikające z danych wejściowych lub konfiguracji Użytkownika; obowiązku przechowywania danych Użytkownika po rozwiązaniu umowy lub wygaśnięciu subskrypcji po okresie określonym w Polityce Prywatności.

6.3. Usługodawca dokłada należytej staranności w aktualizowaniu Serwisu do nowych wersji schematów FA(3), jednak nie gwarantuje ciągłości tej aktualizacji i nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia wynikające ze zmian po stronie Ministerstwa Finansów.

§ 7. Wyłączenie i ograniczenie odpowiedzialności

Niniejszy paragraf jest kluczowym elementem umowy. Użytkownik, akceptując Regulamin, potwierdza, że zapoznał się z jego treścią i rozumie zakres wyłączeń odpowiedzialności Usługodawcy.

7.1. Wyłączenie generalne. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• a) Błędy danych wejściowych – szkody wynikające z niepoprawnych danych wprowadzonych przez Użytkownika (błędny NIP, kwota, dane firmy, nieprawidłowy token KSeF).
• b) Systemy zewnętrzne – niedostępność, błędy, zmiany API lub opóźnienia po stronie KSeF (MF/KAS), Allegro, Stripe lub jakiegokolwiek innego zewnętrznego dostawcy; niedostępność tych systemów nie stanowi niewykonania Usługi przez Usługodawcę.
• c) Skutki podatkowe i prawne – jakiekolwiek decyzje administracyjne, wymiary podatku, kary, odsetki, sankcje karnoskarbowe lub jakiekolwiek inne konsekwencje podatkowe lub prawne wynikające z faktur wystawionych za pośrednictwem Serwisu.
• d) Prawidłowość faktur – merytoryczną i formalną poprawność wystawionych faktur, w tym zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
• e) Utratę danych – utratę danych wynikającą z działania siły wyższej, cyberataku, awarii infrastruktury dostawców hostingu lub innych przyczyn niezależnych od Usługodawcy.
• f) Decyzje automatyczne – skutki działania funkcji automatycznej wysyłki (cron), która wysyła faktury do KSeF bez dodatkowego potwierdzenia ze strony Użytkownika – Użytkownik świadomie aktywuje tę funkcję.
• g) Archiwum – brak kompletu faktur w Serwisie lub ich usunięcie po zaprzestaniu subskrypcji.
• h) Błędy oprogramowania – błędy, defekty lub awarie w kodzie Serwisu, w tym generowanie nieprawidłowego XML FA(3), o ile nie wynikają z umyślnego działania Usługodawcy; Serwis jest udostępniany „w stanie, w jakim jest" (as is), bez gwarancji braku błędów.
• i) Zmiany prawa i schematów – zmiany przepisów, schematów FA(3), wymogów API KSeF lub Allegro wprowadzone przez organy państwa lub podmioty trzecie oraz opóźnienia we wdrażaniu tych zmian w Serwisie.
• j) Działania Użytkownika – skutki ustawień dokonanych przez Użytkownika (w tym automatycznej wysyłki faktur, harmonogramów, konfiguracji), błędnego użycia Serwisu lub użycia w sposób niezgodny z dokumentacją.

7.2. Ograniczenie kwotowe. W maksymalnym zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące prawo łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Użytkownika z tytułu wszelkich roszczeń związanych z Usługą (w tym z tytułu rękojmi, gwarancji, odpowiedzialności deliktowej oraz niewykonania lub nienależytego wykonania umowy) jest ograniczona do kwoty opłat subskrypcyjnych faktycznie uiszczonych przez Użytkownika w ciągu ostatnich 3 (trzech) miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące odpowiedzialność, nie więcej niż 500 PLN brutto łącznie.

7.3. Wyłączenie szkód pośrednich. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody pośrednie, utracone korzyści, utratę danych biznesowych, utratę klientów ani jakiekolwiek inne szkody niematerialne lub następcze, niezależnie od tego, czy Usługodawca był informowany o możliwości ich powstania.

7.4. Powyższe ograniczenia stosuje się w zakresie dozwolonym przez przepisy prawa; nie wyłączają one odpowiedzialności Usługodawcy za szkody wyrządzone umyślnie.

7.5. Użytkownik korzystający z Serwisu jako przedsiębiorca (B2B) przyjmuje do wiadomości, że ograniczenia zawarte w niniejszym paragrafie są ważne i wiążące jako element umowy B2B. Przepisy o ochronie konsumentów (art. 385¹ KC i następne) nie mają zastosowania do Użytkowników będących przedsiębiorcami działającymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

7.6. Model „as is". Serwis jest świadczony w modelu „as is" / „jak jest". Usługodawca nie udziela żadnych gwarancji, w tym gwarancji przydatności do określonego celu, nieprzerwanej dostępności ani braku błędów. W maksymalnym zakresie dozwolonym przez prawo wyklucza się odpowiedzialność z tytułu rękojmi za wady (art. 556 i nast. KC) w stosunku do Użytkowników będących przedsiębiorcami.

7.7. Przedawnienie. Roszczenia Użytkownika wobec Usługodawcy z tytułu Usługi lub Regulaminu przedawniają się z upływem 6 miesięcy od dnia, w którym Użytkownik dowiedział się lub przy dołożeniu należytej staranności mógł dowiedzieć się o szkodzie i osobie obowiązanej (art. 118 § 2 KC – skrócone przedawnienie w stosunkach gospodarczych).

§ 7a. Siła wyższa

7a.1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usługi, opóźnienia, ograniczenie funkcjonalności lub niedostępność Serwisu wynikające z wystąpienia Siły wyższej.

7a.2. W przypadku Siły wyższej trwającej dłużej niż 14 dni Usługodawca ma prawo rozwiązać umowę z zachowaniem 7-dniowego okresu wypowiedzenia, bez obowiązku odszkodowania.

7a.3. Okres trwania Siły wyższej nie wlicza się do okresu Awarii w rozumieniu § 10.

§ 8. Obowiązki Użytkownika

8.1. Użytkownik jest zobowiązany do: korzystania z Serwisu wyłącznie zgodnie z jego przeznaczeniem i obowiązującym prawem; zapewnienia poprawności i aktualności wszystkich danych wprowadzonych do Serwisu; samodzielnego generowania i zarządzania Tokenem KSeF na portalu gov.pl; prowadzenia własnego archiwum wystawionych faktur zgodnie z wymogami prawa podatkowego; weryfikacji każdej wysłanej faktury pod kątem jej poprawności przed i po wysyłce do KSeF; niezwłocznego powiadomienia Usługodawcy o podejrzeniu naruszenia bezpieczeństwa konta; posiadania aktywnego planu subskrypcyjnego uprawniającego do korzystania z Usługi.

8.2. Zakazane jest: podejmowanie prób obejścia zabezpieczeń Serwisu lub uzyskania nieautoryzowanego dostępu; przeciążanie infrastruktury Serwisu przez nadmierne lub automatyczne żądania niebędące efektem normalnego korzystania z Usługi; korzystanie z Serwisu w celu wystawiania faktur za transakcje fikcyjne, niezgodne z prawem lub w celu wprowadzenia organów podatkowych w błąd; odsprzedaży, sublicencjonowania lub udostępniania dostępu do Serwisu osobom trzecim bez pisemnej zgody Usługodawcy.

§ 9. Plany subskrypcyjne i płatności

9.1. Korzystanie z pełnej funkcjonalności Serwisu wymaga aktywnego płatnego planu subskrypcyjnego (Basic lub Pro). Szczegółowy opis planów i ich cen dostępny jest w Serwisie.

9.2. Płatności obsługiwane są przez operatora płatności Stripe, Inc. Dane płatnicze (numery kart) nie są przechowywane przez Usługodawcę – są przetwarzane wyłącznie przez Stripe zgodnie z jego regulaminem i standardem PCI DSS.

9.3. Subskrypcja jest automatycznie odnawiana na kolejny okres rozliczeniowy, jeśli Użytkownik jej nie anuluje przed końcem bieżącego okresu.

9.4. W przypadku nieuiszczenia opłaty za kolejny okres dostęp do Serwisu zostaje zawieszony lub ograniczony do funkcji darmowych (jeśli takie istnieją).

9.5. Okres próbny (trial) wynosi 14 dni, chyba że Serwis wskazuje inaczej. Po upływie okresu próbnego wymagana jest aktywna płatna subskrypcja.

9.6. Usługodawca zastrzega prawo do zmiany cennika z zachowaniem 30-dniowego okresu uprzedzenia dla istniejących Użytkowników. Kontynuowanie korzystania z Serwisu po tym terminie jest równoznaczne z akceptacją nowych cen.

9.7. Faktury za subskrypcję wystawia Usługodawca lub Stripe – Użytkownik podaje dane do faktury w panelu ustawień.

§ 10. Dostępność Serwisu (SLA)

10.1. Usługodawca dąży do zapewnienia dostępności Serwisu na poziomie 95% w skali miesiąca. Cel ten ma charakter orientacyjny i nie stanowi gwarancji ani zobowiązania umownego. Nieprzekroczenie tego poziomu nie uprawnia Użytkownika do odszkodowania, obniżenia opłaty ani rozwiązania umowy, z zastrzeżeniem § 10.4. Nie dotyczy to planowanych przerw konserwacyjnych oraz niedostępności wynikającej z awarii systemów zewnętrznych (KSeF, Allegro, Stripe, dostawcy hostingu).

10.2. Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności Serwisu. Planowane przerwy serwisowe będą ogłaszane z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem, o ile jest to możliwe.

10.3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niedostępność Serwisu spowodowaną: awarią infrastruktury dostawcy hostingu, atakami DDoS, siłą wyższą, zmianami po stronie API KSeF lub Allegro, pracami konserwacyjnymi MF/KAS.

10.4. W przypadku Awarii trwającej powyżej 24 godzin ciągłych z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy Użytkownik może ubiegać się wyłącznie o proporcjonalne zmniejszenie opłaty za bieżący okres rozliczeniowy – w trybie wniosku wysłanego na adres e-mail Usługodawcy w terminie 14 dni od ustąpienia Awarii. Jedynym roszczeniem Użytkownika w przypadku Awarii jest prawo do złożenia takiego wniosku; Usługodawca nie wypłaca odszkodowań w gotówce. Rozpatrzenie wniosku następuje w formie uznania przez Usługodawcę – decyzja jest ostateczna.

§ 11. Ochrona danych osobowych (RODO)

11.1. Administratorem danych osobowych Użytkowników jest Usługodawca. Dane przetwarzane są zgodnie z Polityką Prywatności dostępną w Serwisie, stanowiącą integralną część Regulaminu.

11.2. Podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

11.3. Token KSeF jest przechowywany w sposób szyfrowany i nie jest udostępniany osobom trzecim. Wykorzystywany jest wyłącznie do komunikacji z API KSeF w imieniu Użytkownika.

11.4. Usługodawca nie sprzedaje danych Użytkowników podmiotom trzecim. Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom przetwarzającym, z którymi zawarto umowy powierzenia (Stripe – płatności; dostawca hostingu – infrastruktura).

11.5. Użytkownikowi przysługują prawa: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz złożenia skargi do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

11.6. W zakresie dozwolonym przez RODO roszczenia Użytkownika z tytułu naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych podlegają ograniczeniu kwotowemu określonemu w § 7.2 Regulaminu, z zastrzeżeniem prawa do złożenia skargi do Prezesa UODO.

§ 12. Własność intelektualna

12.1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Serwisu, jego kodu źródłowego, interfejsu, logotypów i treści należą wyłącznie do Usługodawcy i są chronione przepisami prawa polskiego oraz międzynarodowego.

12.2. Korzystanie z Serwisu nie przenosi na Użytkownika żadnych praw własności intelektualnej. Użytkownik uzyskuje wyłącznie ograniczoną, niewyłączną, nieprzekazywalną licencję na korzystanie z Serwisu zgodnie z jego przeznaczeniem, na czas trwania subskrypcji.

12.3. Zakazane jest: kopiowanie, dekompilacja, inżynieria wsteczna, modyfikowanie, tworzenie dzieł pochodnych na podstawie Serwisu lub jego elementów.

§ 13. Rozwiązanie umowy i usunięcie konta

13.1. Użytkownik może w każdej chwili anulować subskrypcję i usunąć konto z poziomu ustawień Serwisu. Anulowanie subskrypcji nie daje prawa do zwrotu opłat za bieżący okres rozliczeniowy.

13.2. Usługodawca może zawiesić lub usunąć konto Użytkownika ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: naruszenia Regulaminu, działania na szkodę Serwisu lub innych Użytkowników, podejrzenia wyłudzenia, działalności sprzecznej z prawem.

13.3. Po usunięciu konta dane Użytkownika są usuwane zgodnie z Polityką Prywatności, z wyjątkiem danych, do których przechowania Usługodawca jest zobowiązany przepisami prawa.

13.4. Usługodawca zastrzega prawo do zakończenia świadczenia Usługi z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, w którym Użytkownicy mogą wyeksportować swoje dane.

13.5. Zawieszenie lub usunięcie Konta z tytułu naruszenia Regulaminu nie obliguje Usługodawcy do zwrotu opłat za bieżący lub poprzednie okresy. Po usunięciu Konta Usługodawca nie ma obowiązku udostępnienia danych Użytkownika; Użytkownik zobowiązany jest do samodzielnego wyeksportowania danych przed zakończeniem umowy.

§ 14. Zmiany Regulaminu

14.1. Usługodawca zastrzega prawo do zmiany Regulaminu. O zmianie Użytkownicy są informowani poprzez wiadomość e-mail lub komunikat w Serwisie, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

14.2. Korzystanie z Serwisu po upływie wskazanego terminu jest równoznaczne z akceptacją zmian. Brak akceptacji uprawnia Użytkownika do rezygnacji z Usługi przed wejściem zmian w życie.

§ 15. Reklamacje

15.1. Reklamacje dotyczące Usługi należy zgłaszać na adres e-mail Usługodawcy podany w Serwisie, z opisem problemu i danymi pozwalającymi na identyfikację konta.

15.2. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni roboczych od ich otrzymania.

15.3. Reklamacje dotyczące działania KSeF lub Allegro (systemów zewnętrznych) nie mogą być kierowane do Usługodawcy – Użytkownik powinien kontaktować się bezpośrednio z tymi podmiotami.

§ 16. Postanowienia końcowe

16.1. Regulamin podlega prawu polskiemu. Wszelkie spory wynikające z umowy lub Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy, z wyłączeniem jurysdykcji innych sądów. Usługodawca ma również prawo do dochodzenia roszczeń przed sądem właściwym dla siedziby Użytkownika.

16.2. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują moc obowiązującą.

16.3. Nagłówki paragrafów mają charakter wyłącznie informacyjny i nie wpływają na wykładnię Regulaminu.

16.4. Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania w Serwisie.

Data wejścia w życie: 9 marca 2026